Deadline là gì? Mách nhau cách chạy deadline hiệu quả

“Deadline là gì?” từ ngữ được nghe và sử dụng nhiều nhưng mọi người đã biết ý nghĩa thật sự của nó chưa?. Đây là từ chỉ về hạn chót của một công việc.

Quần áo, người yêu, thức ăn mất đi thì có thể lấy lại được nhưng có một thứ nếu đã trôi qua thì không còn cách nào để lấy lại được nữa, đó chính là thời gian. Mỗi một giây trôi qua đều vô cùng đáng quý vì thế mọi người phải biết trân trọng nó. Nhưng liệu mọi người đã biết deadline là gì chưa? nó liên quan gì đến thời gian. Hãy cùng tech24 khám phá vấn đề này nhé!

Deadline là gì?

Lý giải những thắc mắc liên quan đến mốc thời hạn của một nhiệm vụ hay công việc

Deadline là một thuật ngữ tiếng Anh được sử dụng phổ biến trong công việc và học tập. Nó có nghĩa là thời hạn cuối cùng hoặc thời điểm cuối cùng mà bạn phải hoàn thành một công việc hoặc nhiệm vụ.

Từ này thường được đặt ra để đảm bảo rằng công việc hoặc nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và đáp ứng yêu cầu của dự án. Nếu bạn không hoàn thành công việc trước thời hạn được lên kế hoạch, bạn có thể bị trễ và gặp các hậu quả như mất cơ hội, ảnh hưởng đến dự án hoặc đánh mất lòng tin của người khác. Đặc biệt khi làm việc nhóm nếu trễ hạn mọi người sẽ làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của các thành viên khác. Vốn dĩ làm việc nhóm là có hệ thống, liên kết các bước, chỉ cần một công đoạn bị trì trệ cả đường dây sẽ bị hỏng.

Ví dụ: Deadline dự án này của nhóm em là ngày 23 giờ 59 phút 27/11/2023. Ý muốn nói là cấp trên giao cho nhóm bạn thực hiện một nhiệm vụ và nó cần hoàn thành trước 23 giờ 59 phút của ngày 27/11/2023, nếu để kéo dài sau 23 giờ 59 phút ngày đó, nhóm bạn sẽ bị tính là trễ hạn và sẽ bị phạt tùy vào quy định.

Điểm khác nhau giữa Dateline và Deadline là gì?

Phân biệt sự khác nhau giữa hai khái niệm liên quan đến thời gian

Đây là hai thuật ngữ có liên quan đến thời gian, nhưng có ý nghĩa và ứng dụng khác nhau. Hai từ này có cách viết khác nhau nhưng khi phát âm nhanh sẽ dễ dẫn đến hiểu lầm. Do đó tech24 sẽ giúp mọi người phân biệt hai thuật ngữ này một cách đơn giản.

• Deadline (hạn chót) là thời hạn cuối cùng mà bạn phải hoàn thành một nhiệm vụ do chính bạn đặt ra hay người khác đặt cho bạn.
• Dateline (thời điểm) là thời gian cụ thể trong ngày, bao gồm cả ngày và giờ. Từ này được sử dụng để xác định thời gian diễn ra một sự kiện hoặc để ghi lại thời gian trong các tài liệu, báo cáo, hợp đồng, v.v… Khái niệm này có thể được sử dụng để đặt thời gian bắt đầu một cuộc họp, thời gian giao hàng, hoặc thời gian hết hạn của một hợp đồng.

Ví dụ: Phòng Marketing sẽ có cuộc họp vào chiều nay dateline được chốt là 14 giờ ngày 27/10/2023

Hậu quả của việc trễ deadline là gì?

Những hệ lụy không ai mong muốn khi gặp phải trường hợp trễ hạn

Hậu quả của trễ hạn có thể ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh trong công việc và cuộc sống. Dưới đây là một số hậu quả phổ biến của việc trễ hạn:

• Mất cơ hội: Trễ kế hoạch được đề ra có thể dẫn đến mất cơ hội kinh doanh, mất đi khả năng thăng tiến trong công việc hoặc mất đi quyền lợi tham gia vào các dự án quan trọng. Việc không hoàn thành công việc đúng thời hạn có thể làm mất lòng tin của đồng nghiệp, cấp trên hoặc khách hàng.
• Ảnh hưởng đến sản xuất và kinh doanh: việc chậm trễ so với hạn được đặt ra có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình sản xuất và kinh doanh của một tổ chức. Việc không hoàn thành công việc đúng thời gian quy định có thể làm gián đoạn luồng công việc, làm chậm tiến độ và gây thiệt hại cho dự án hoặc tổ chức.
• Áp lực tâm lý: Trễ hạn có thể tạo ra áp lực tâm lý lớn cho người làm việc. Cảm giác căng thẳng và lo lắng có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và trạng thái tinh thần của người làm việc.
• Mất uy tín và lòng tin: Việc trễ lịch liên tục có thể làm mất uy tín và lòng tin của người khác đối với bạn. Nó có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ làm việc và cơ hội thăng tiến trong tương lai.
• Tăng chi phí: việc trì trệ kế hoạch đã được dự tính ban đầu, sẽ dẫn đến tăng chi phí và ảnh hưởng đến tài chính của tổ chức. Việc kéo dài thời gian hoàn thành công việc có thể phải sử dụng thêm nguồn lực và tài nguyên, gây ra tổn thất chi phí không đáng có.

Deadline có thật sự xấu như mọi người thường nghĩ?

Hiện có hai luồng ý kiến tích cực và tiêu cực của khái niệm này. Nhưng liệu bên nào sẽ nhận được sự ủng hộ của mọi người về việc đặt ra hạn chót cho một nhiệm vụ.

Suy nghĩ đặt ra “hạn chót” tạo nên áp lực là đúng hay sai?

Áp lực của con người là phải đối mặt với nhiều mốc thời hạn cho công việc

Nhiều người cho rằng không thể dự đoán được những gì sẽ xảy ra trong tương lai. Vì thế việc đặt ra hạn cho một dự án cũng không đảm bảo chắc chắn được điều gì. Ngay cả dự báo thời tiết còn không đúng 100% là ngày tiếp theo sẽ có mưa hay là nắng, thì những việc ngoài dự đoán là điều đương nhiên.

Nhưng thực tế đã chứng mình càng không chắc chắn chúng ta càng phải lập ra kế hoạch để tránh gặp phải những trường hợp xấu ảnh hưởng đến tiến độ và tiền bạc không đáng. Vì thế suy nghĩ đặt ra hạn cho một nhiệm vụ là xấu có thể là suy nghĩ sai lệch. Nếu nói việc này tạo ra áp lực thì có thể chấp nhận được, vì có câu “áp lực tạo nên kim cương”, nó là áp lực cũng là động lực để thúc đẩy con người tiến lên

Khám phá những lợi ích của việc lập nên “hạn chót” cho mọi việc

Lên kế hoạch cho mọi việc chưa bao giờ là dư thừa nếu muốn mọi việc ổn thỏa

Lập nên thời hạn cho công việc có vai trò quan trọng trong việc quản lý thời gian và đảm bảo sự hiệu quả trong công việc. Nắm vững điều này giúp bạn lập kế hoạch, ưu tiên công việc và hoàn thành nhiệm vụ một cách có trách nhiệm.

Cùng điểm qua những lợi ích của việc xác định hạn chót cho một nhiệm vụ:

• Tăng tính tổ chức: Đặt ra hạn chót giúp bạn tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả hơn. Bạn có thể lập kế hoạch và ưu tiên công việc một cách rõ ràng, từ đó giúp hoàn thành công việc đúng thời hạn.
• Tạo động lực: Việc lập kế hoạch hiệu quả góp phần tạo nên động lực để hoàn thành công việc. Khi biết rõ rằng có một thời hạn cụ thể, bạn sẽ cố gắng hết sức để hoàn thành công việc đúng thời gian được đề ra.ra, việc đó như bản thân vừa đạt được một thành quả rất đáng tuyên dương.
• Tăng năng suất: nó giúp bạn tập trung và làm việc hiệu quả hơn. Bạn sẽ tránh việc lãng phí thời gian và tập trung vào công việc quan trọng để hoàn thành đúng thời hạn.
• Định hướng và tiến bộ từng ngày: Hạn chót giúp bạn có mục tiêu rõ ràng và định hướng công việc. Bạn có thể theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả của công việc dựa trên thời hạn đã đặt ra. Nếu trễ hơn so với hạn định bạn sẽ biết mình còn thiếu sót ở đâu và tự tìm cách khắc phục để không vướng phải sai lầm đó một lần nào nữa.
• Tạo niềm tin: Việc hoàn thành công việc đúng thời hạn giúp bạn xây dựng lòng tin từ phía đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng. Điều này có thể tạo ra cơ hội và mở rộng mạng lưới quan hệ trong công việc lẫn cuộc sống của mỗi người.

Những cách hiệu quả để chạy deadline là gì?

Nếu đã biết được những lợi ích của việc đặt riêng cho mình một “hạn chót”, mọi người nên biết ngay những phương pháp làm việc hiệu quả để đạt được kết quả như mong muốn.

Quyết tâm cao nhất, liên tục cố gắng

Quyết tâm và luôn cố gắng không có nghĩa là không gặp khó khăn hoặc thất bại. Quan trọng là bạn phải biết đối mặt với những thử thách và học từ những sai lầm. Đừng bỏ cuộc khi gặp khó khăn, hãy sử dụng chúng như một cơ hội để học và phát triển. Duy trì thói quen này bản thân sẽ không bị trì trệ khi làm một việc gì nữa, tiến độ công việc cũng từ đó mà được nâng lên rõ rệt.

Thương lượng thời gian

Khi bạn cảm thấy không thể hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, thương lượng với cấp trên là một cách để giải quyết tình huống. Trước khi thương lượng, hãy chuẩn bị lý do cụ thể vì sao bạn không thể hoàn thành đúng yêu cầu. Hãy đưa ra các yếu tố khách quan như khối lượng công việc quá lớn, thiếu tài nguyên, hoặc các rào cản không mong muốn. Làm như vậy sẽ giúp cả hai cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất, để đảm bảo hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Ghi chú thông báo

Tận dụng sự tiện lợi của các ứng dụng nhắc nhở để giúp bản thân làm việc hiệu quả

Sử dụng ứng dụng ghi chú có sẵn trên điện thoại: Đa số điện thoại hiện nay đều có ứng dụng ghi chú tích hợp sẵn. Bạn có thể mở ứng dụng này và tạo ghi chú mới để ghi lại thông báo cần nhớ. Ví dụ, trên điện thoại Android, bạn có thể sử dụng ứng dụng Google Keep để tạo ghi chú và đặt thông báo nhắc nhở theo ý muốn.

Nếu bạn đang sử dụng các ứng dụng như Zalo hoặc PowerPoint, bạn có thể sử dụng tính năng ghi chú tích hợp trong các ứng dụng này. Ví dụ, trong Zalo, bạn có thể tạo ghi chú nhóm để ghi lại các sự kiện quan trọng và thông báo cho tất cả thành viên trong nhóm nếu làm dự án tập thể.

Lập kế hoạch và ưu tiên công việc

Mọi công việc luôn cần được lên kế hoạch kỹ càng để đạt được kết quả tốt

Bắt đầu bằng việc liệt kê tất cả các công việc cần làm. Ghi chú tất cả các nhiệm vụ, từ những công việc nhỏ nhất đến những công việc quan trọng hơn. Sau khi xác định thứ tự ưu tiên, phân chia thời gian và nguồn lực cho từng công việc. Việc này giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả và đảm bảo rằng có đủ thời gian để hoàn thành các công việc quan trọng, đúng như hạn chót đã được thiết lập.

Sử dụng phương pháp quản lý thời gian

Học theo phương pháp Pomodoro để sống thật có ích mỗi giây mỗi giờ

Một số cách quản lý thời gian hữu hiệu như:

Phương pháp Pomodoro: là một cách quản lý thời gian nhằm tăng cường sự tập trung trong công việc. Phương pháp này được giới thiệu bởi Francesco Cirillo, CEO của một công ty phần mềm người Ý, vào những năm 1980. Cách thực hiện như sau:

• Chọn công việc mà bạn sẽ làm.
• Đặt thời gian, thường là 25 phút, để làm việc.
• Làm việc cho đến khi hết 25 phút.
• Nghỉ giải lao trong 5 phút.

Phương pháp 80/20: còn được gọi là nguyên tắc Pareto, là một nguyên tắc quan trọng được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như kinh doanh, quản lý thời gian, khoa học và nhiều khía cạnh khác của cuộc sống. Theo phương pháp này thì sẽ thường có một tỷ lệ không đồng đều giữa các yếu tố. Được biết đây là một trong những cách tốt nhất giúp con người quản lý thời gian hiệu quả.

Những sai lầm dẫn đến trễ deadline là gì?

Chính vì chưa biết được những cách hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và đúng tiến độ nên nhiều người đã không ít lần vướng phải những sai lầm, dẫn đến công việc bị ảnh hưởng không tốt. Hãy xem đâu là những sai lầm mà mọi người thường mắc phải khi có đặt ra “hạn chót” cho bản thân.

Chồng chéo các “hạn chót”

Sắp xếp kế hoạch không cân đối sẽ gây nên nhiều hệ lụy

Việc sắp xếp các thời hạn cho công việc chồng chéo lên nhau đến mức rối mắt là một sai lầm phổ biến mà người ta thường mắc phải khi quản lý thời gian. Khi chồng chéo các thời hạn, nghĩa là bạn đặt ra hạn chót cho các công việc quá gần nhau, không để đủ thời gian để hoàn thành một công việc trước khi bắt đầu công việc tiếp theo. Điều này có thể làm cho bạn bị căng thẳng, áp lực. Nghiêm trọng hơn là khả năng bạn không hoàn thành công việc đúng hạn khá cao, nếu như không biết cách sắp xếp và giữ khoảng cách cho các công việc, có khả năng phát sinh vấn đề bất ngờ.

Không thực tế, lý tưởng hóa mọi thứ

Lúc nào cũng đinh ninh là kế hoạch của mình sẽ diễn ra trơn tru và đúng tiến độ, mà không dự đoán trước những rủi ro và tìm cách đề phòng trước khi nó xảy ra sẽ khiến bạn lâm vào tình trạng “tiến thoái lưỡng nan”, tiến không được mà dừng lại cũng không xong.

Khi đó bạn có thể mất kiểm soát về tình hình và không thể đưa ra các biện pháp để giảm thiểu rủi ro cho một dự án hay công việc, sự trì trệ chắc chắn sẽ xảy ra.

Không chia nhỏ từng giai đoạn làm trễ deadline là gì?

Kiêm nhiệm quá nhiều việc cùng lúc sẽ phản tác dụng và không nhận được kết quả tốt

Khi có quá nhiều công việc cần hoàn thành trong một khoảng thời gian ngắn mà không chia nhỏ ra, áp lực sẽ rất lớn. Điều này có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và hiệu suất làm việc của bạn Quan trọng hơn là khi không có đủ thời gian để tập trung và hoàn thành một công việc một cách cẩn thận, chất lượng công việc có thể giảm sút. Điều này có thể dẫn đến sai sót và không đạt được kết quả như mong muốn.

Trên bài viết này tech24 đã tổng hợp cho mọi người những nội dung liên quan mật thiết đến khái niệm “deadline”. Ai cũng chỉ sống có một lần trên đời, nhưng nếu sống đúng nghĩa thì chỉ cần sống một lần đã đủ rồi, vì thế hãy biết trân trọng mỗi khoảnh khắc trong cuộc đời mình bằng cách làm việc có kế hoạch nhé. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ thật hữu ích với mọi người.